Nhân viên gia nhập vào HMO trong thời gian "bắt đầu ghi danh," họ đã chọn chương trình sức khỏe họ muốn và hoàn tất các mẫu ghi danh. Các hợp đồng của HMO thường kéo dài trong một năm, với giá bảo hiểm được bảo đảm không gia tăng trong thời gian đó.

Ðể gia nhập vào HMO, nhân viên phải cư ngụ trong khu dịch vụ của HMO. Nếu không, họ phải chọn chương trình chăm sóc sức khỏe thay thế của hãng.

Sau khi ghi danh, nhân viên, được xem như là người đặt mua, phải chọn bác sĩ chăm sóc chánh hoặc nhóm y tế từ hệ thống nhóm chăm sóc của HMO. Bác sĩ chăm sóc sức khỏe sau đó sẽ có trách nhiệm phối hợp chữa trị y tế, kể cả chăm sóc thông thường, giới thiệu đến chuyên khoa, và nhập viện.

Tất cả các hội viên, kể cả người đặt mua và những người thuộc quyền của họ, đều được cho một số ID hội viên dùng để ghi nhận và nối tất cả các đơn xin bồi hoàn và tất cả các thông tin của hội viên này.

Người thuộc quyền có thể ghi danh sau thời gian bắt đầu ghi danh đã kết thúc nếu đây là thay đổi trong gia đình, như hôn nhân hoặc sanh con, hoặc thay đổi công việc làm.

Nếu bảo hiểm chấm dứt, trong một vài trường hợp nhân viên có thể tiếp tục trả cho các quyền lợi theo điều khoản của COBRA. Bảo hiểm này cũng có cho người thuộc quyền. Ðiều này có thể xảy ra nếu nhân viên chết đi hoặc người phối ngẫu muốn tiếp tục được bảo hiểm. Trong các trường hợp này, luật liên bang sẽ giới hạn số tiền bảo phí trả thêm trên số tiền bảo phí cũ của nhân viên trả cho cùng một chương trình quyền lợi.

Có nhiều tiểu bang đòi hỏi HMO tiếp tục cung cấp các quyền lợi hoặc lựa chọn hoán đổi cho hội viên nào không còn hội đủ điều kiện qua HMO của hãng. Tuy nhiên, thường là họ phải trả lệ phí bảo hiểm cao hơn và được quyền lợi thấp hơn là khi qua hãng của họ. Trong nhiều tiểu bang, hội viên có thể hoán đổi sang lựa chọn này sau khi đã hết quyền lợi COBRA của họ.

Hãng thường bị đòi tiền bảo phí hàng tháng cho nhân viên và người thuộc quyền. HMO là một chương trình trả trước, và tiền bảo phí phải được trả vào ngày đầu tiên của tháng muốn bảo hiểm. Bảo phí thường có một thời gian ưu đãi là 30 ngày trước khi phải trả ngay tiền thiếu.

Ký Hợp Ðồng với Người Chăm Sóc
Người chăm sóc được chi trả, đánh giá và giám sát như thế nào?

Hợp đồng với người chăm sóc bao gồm các điều khoản thỏa thuận liên quan đến việc bồi hoàn cho các dịch vụ và thỏa thuận chia sẻ rủi ro. Cách thức bồi hoàn thường gặp nhất là trợ cấp ứng trước, số tiền trả cho bác sĩ hoặc nhóm chăm sóc y tế tính theo mức giá cho mỗi hội viên trong một tháng. Mức giá thường giữ cố định, tính theo độ tuổi và giới tính của hội viên, nhưng cũng bao gồm cả tỷ lệ tiền đóng bảo hiểm của nhóm nhân viên. Trợ cấp ứng trước hầu như thường được áp dụng cho bác sĩ chăm sóc chánh.

Lợi điểm quan trọng của thỏa thuận trợ cấp ứng trước là không khuyến khích bác sĩ cung cấp thêm các dịch vụ nào khác hơn là theo yêu cầu chữa trị y tế đòi hỏi. Cho dù có cung cấp dịch vụ hay không thì vẫn được thanh toán chi phí, và vì nó đem nguồn lợi tức đều đặn, nên có thể cho người chăm sóc dễ dàng lập ngân sách cho các khoản thu nhập biết trước.

Ðối với bệnh viện và người chăm sóc khác hơn là bác sĩ chăm sóc chánh, chi phí được khấu trừ cho dịch vụ hoặc trả riêng (per diem) thường được áp dụng. Phương thức bồi hoàn này dựa vào nhu cầu và dịch vụ chăm sóc, càng cung cấp nhiều dịch vụ, càng hưởng thu nhập nhiều. Và do việc sử dụng không cố định và khó dự đoán, chi phí dịch vụ và khoảng trả riêng là khó kiểm soát nhất. Trợ cấp ứng trước cũng có thể dùng để bồi hoàn cho bệnh viện và người chăm sóc khác.

Ðối với các HMO mẫu nhân viên thuê bác sĩ toàn nhiệm và bán thời gian, hầu hết đều sử dụng tiền lương bồi hoàn. HMO trả lương thường niên cho bác sĩ.

Trong tất cả các thỏa thuận hợp đồng, thường bao gồm cả thỏa thuận chia sẻ rủi ro và chia sẻ khích lệ giữa HMO và người chăm sóc. Thông thường các điều khoản này nêu rõ phí tổn dịch vụ chăm sóc sức khỏe vượt trội, bao gồm phí tổn bác sĩ và bệnh viện, do cả HMO lẫn người chăm sóc cáng đáng. Trái lại, nếu có bất cứ dịch vụ chăm sóc sức khỏe nào xuống thấp hơn mức phí tổn dự đoán, điều khoản cũng quy định khoản tiền tiết kiệm được phân chia ra sao.